Rédiger une Fiche de Données de Sécurité (FDS)

Sous des appellations variées, ce type de document est obligatoire dans de nombreuses régions du monde.
Dans certains pays, la FDS est utilisée comme outil de communication depuis plus de quarante ans. Avec la mise en œuvre progressive du GHS (système général harmonisé), le nom du document et son format s’harmonisent, même si de légères variantes existent et existeront encore longtemps.
Dans tous les cas, la rédaction d’une FDS demande de mettre en œuvre des compétences précises aussi bien techniques et scientifiques que règlementaires.

Qu’est-ce qu’une fiche de données de sécurité (FDS) ?

La fiche de données de sécurité est un document règlementaire contenant des informations relatives à une substance ou un mélange chimique.
Dans l’espace économique européen (EEE), la FDS répond aux critères et aux exigences figurant dans l’article 31 et dans l’annexe II du règlement (CE) n° 1907/2006 (REACH) concernant l'enregistrement, l'évaluation et l'autorisation des substances chimiques.
D’une manière générale, une FDS conforme au format harmonisé du GHS des Nations unies comporte obligatoirement les 16 rubriques suivantes, dans cet ordre :

Bien que ce format soit à présent valable dans de très nombreux pays, des variantes existent dans le vocabulaire des titres, le caractère obligatoire ou facultatif de certaines rubriques, la présence de sous-rubriques imposées ou non etc.
Il est conseillé de toujours se reporter à la règlementation locale, dans la ou les langues officielles du pays de mise sur le marché.

Rédiger une FDS, une tâche complexe

Au fil des années, le niveau d’exigence des utilisateurs et des autorités n’a cessé d’augmenter et la FDS est devenue un document complexe.
Dans les pays de l’Espace économique européen, par exemple, les exigences relatives à la FDS sont régies par l’article 31 du règlement REACH ainsi que par la très détaillée annexe II de ce dernier. Ces dispositions tiennent elles-mêmes compte des évolutions du GHS des Nations unies ainsi que des spécificités locales européennes.

Comment être en règle ?

Pour savoir dans quel cas la fourniture d’une FDS est obligatoire dans l’EEE, vous pouvez consulter la page dédiée du site de l’ECHA ou encore la dernière version consolidée du règlement REACH.
L’extrait de l’annexe II ci-dessous insiste sur la nécessité de se former à la rédaction des FDS :

Les informations contenues dans la fiche de données de sécurité doivent être rédigées de façon claire et concise. La fiche de données de sécurité doit être établie par une personne compétente qui doit tenir compte des besoins et connaissances particuliers des utilisateurs, dans la mesure où ils sont connus. Les fournisseurs de substances et de mélanges doivent s’assurer que ces personnes compétentes ont bénéficié d’une formation appropriée, y compris de cours de recyclage.

Si la notion de « compétence » n’est pas caractérisée par un diplôme, les entreprises doivent toutefois dédier un ou plusieurs collaborateurs à l’étude de leur portefeuille de produits, la collecte et l’étude des informations relatives aux matières premières et aux ingrédients de formulation, la classification et l’étiquetage des substances et mélanges mis sur le marché, la création et la mise à jour des FDS en fonction de l’évolution des données disponibles et de la règlementation.
En raison du caractère très évolutif de la règlementation, les rédacteurs doivent se former en permanence au suivi des textes et des guides, à la compréhension de nouvelles notions complexes et à l’application de nouvelles règles.

Rédaction de FDS multilingues

Dans quelle langue rédiger une FDS ?
Dans l’Espace économique européen, des règles précises déterminent la langue de fourniture de la FDS en fonction du pays. Il faut ainsi adapter et traduire sa FDS dans plus de 25 langues pour commercialiser un produit dans tous les Etats membres ! L’ECHA a résumé ces informations dans le document languages_required_for_labels_and_sds_en.pdf .
Si l’anglais est souvent utilisé au moment de l’exportation dans le reste du monde, les pays importateurs imposent presque toujours que la FDS d’un produit importé et mis sur leur marché soit disponible dans sa ou ses langues officielles et en conformité avec la règlementation nationale.

Logiciel de rédaction de FDS

Le logiciel FDS ExESS offre une solution conviviale et intuitive d’édition des Fiches de Données de Sécurité, une réponse unique à des réglementations multiples (23 régions du monde aujourd’hui couvertes) avec des calculs de classification et des modèles de FDS dédiés. De plus, une interface multilingue (18 langues disponibles) permet un déploiement facilité du logiciel de FDS sur vos différentes entités mondiales.
Ce type de solution constitue un gain de temps et sécurise la conformité.
Que vous soyez utilisateur de notre solution logicielle ExESS ou non, notre équipe est à votre disposition pour vous apporter les connaissances règlementaires indispensables à la rédaction de documents conformes. Nous ne saurions trop insister sur le fait qu’il est important de connaître les sources d’information officielles, de savoir comment suivre les mises à jour, et de veiller à la pertinence et à la cohérence du contenu de la FDS.

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